E-Paper-Anbieter wechseln: Was passiert mit Ihrem Archiv?

Die erste Ausgabe auf der neuen E-Paper-Plattform ist veröffentlicht und alles läuft wie geplant. Doch was passiert, wenn ein Abonnent eine Zeitung vom vergangenen Jahr lesen oder eine ältere Sonderbeilage finden möchte? Sind die Inhalte weiterhin verfügbar? Und funktioniert der Zugang mit dem bestehenden Abonnement?

Wer seine E-Paper-Plattform wechselt, sollte deshalb auch die Übernahme des digitalen Archivs frühzeitig planen. Welche Ausgaben sollen umziehen? Wie finden Leser ältere Inhalte? Und wie stellen Sie sicher, dass Abonnenten auch nach dem Wechsel auf die richtigen Ausgaben zugreifen können?

Dass alle PDF-Dateien erfolgreich übertragen wurden, ist ein guter Anfang. Entscheidend ist jedoch, dass das Archiv anschließend auch aus Sicht der Leser funktioniert.

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Legen Sie fest, welche Inhalte übernommen werden sollen

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Bestände, die Sie auf die neue Plattform übertragen möchten. Erfassen Sie die Publikationen, Erscheinungszeiträume, Regionalausgaben und Beilagen. Prüfen Sie außerdem, ob Ausgaben fehlen oder einzelne Titel im Laufe der Jahre umbenannt wurden.

Berücksichtigen Sie auch Sonderausgaben und Veröffentlichungen, die aus mehreren Teilen bestehen.

Überlegen Sie anschließend, wie Ihre Leser künftig auf die Inhalte zugreifen sollen. Möchten Sie vollständige Zeitungsausgaben zum Blättern anbieten? Sollen auch einzelne Artikel durchsuchbar sein? Oder benötigen Sie beide Möglichkeiten?

Diese Unterscheidung ist wichtig. Denn die Übertragung von PDF-Dateien bedeutet nicht automatisch, dass sich später auch einzelne Artikel gezielt finden lassen.

Klären Sie außerdem, wer fehlende Dateien bereitstellt, welche Dateiformate unterstützt werden und wie mit unvollständigen oder fehlerhaften Ausgaben umgegangen wird.

Wenn Sie verschiedene Anbieter vergleichen, empfiehlt es sich, für alle dieselben Anforderungen zugrunde zu legen. So können Sie besser beurteilen, welche Lösung zu Ihrem Verlag passt.

Erfahren Sie mehr über Prenlys Lösungen für digitale Zeitungen und die Möglichkeiten, Ihre Publikationen digital bereitzustellen.

Achten Sie auf eine einheitliche Dateistruktur

Eine klare und einheitliche Benennung der Dateien erleichtert den Import älterer Ausgaben. Ebenso wichtig ist jedoch, dass Ihre Leser die Zeitungen später unter den richtigen Titeln, Erscheinungsdaten und Ausgabennummern finden.

In unserer Anleitung zum Hochladen von Archivausgaben erfahren Sie, wie Sie Dateien anhand des Publikationstitels und des Erscheinungsdatums benennen können. Die Anleitung erläutert außerdem, wie sich mehrteilige Ausgaben und besondere Ausgabennummern berücksichtigen lassen.

Nutzen Sie diese Vorgaben bei der Vorbereitung Ihres Archivs. Stimmen Sie zusätzlich mit Ihrem Anbieter ab, wie die übernommenen Ausgaben später dargestellt werden sollen.

Prüfen Sie beispielsweise, ob reguläre Zeitungsausgaben und Sonderausgaben korrekt zugeordnet und angezeigt werden.

Sollte es während der Migration notwendig werden, die Dateibenennung zu ändern, sprechen Sie dies vorher mit dem zuständigen Team ab. So vermeiden Sie Fehler bei der Zuordnung der Inhalte.

Stellen Sie sicher, dass die Zugriffsrechte stimmen

Nicht alle Inhalte eines digitalen Zeitungsarchivs müssen für jeden Leser gleichermaßen zugänglich sein.

Je nach Abonnement können unterschiedliche Titel, Ausgaben oder Zeiträume freigeschaltet sein. Manche Inhalte sind möglicherweise frei verfügbar, während andere ausschließlich zahlenden Abonnenten vorbehalten bleiben.

Deshalb sollten Sie bereits vor dem Plattformwechsel festlegen, welche Zugriffsrechte künftig gelten sollen.

Testen Sie die Einstellungen anschließend mit verschiedenen Benutzerkonten. Verwenden Sie sowohl ein Konto, das auf bestimmte Inhalte zugreifen darf, als auch eines, für das dieser Zugriff nicht vorgesehen ist.

Denn eine erfolgreiche Anmeldung bedeutet noch nicht, dass die Berechtigungen für das Archiv korrekt eingerichtet sind.

Wie sich bestehende Systeme in eine neue E-Paper-Plattform einbinden lassen, zeigt unser Kundenbeispiel zur Migration der Berliner Zeitung.

Bei diesem Projekt wurde das vorhandene Abonnementsystem über die Prenly Remote API angebunden. So konnte die bestehende Verwaltung der Zugriffsrechte in die neue Lösung integriert werden.

Welche Anbindung für Ihren Verlag infrage kommt, hängt von Ihrem Abonnementsystem und den gewünschten Zugriffsregeln ab.

Was passiert mit bereits heruntergeladenen Ausgaben?

Ein Punkt, der beim Wechsel der E-Paper-Plattform leicht übersehen wird, betrifft Ausgaben, die Leser bereits auf ihrem Smartphone oder Tablet gespeichert haben.

Das digitale Archiv auf der Plattform und lokal heruntergeladene Zeitungen sind nicht dasselbe.

Klären Sie deshalb frühzeitig, was nach dem Wechsel mit diesen Downloads geschieht. Können die Leser ihre gespeicherten Ausgaben weiterhin öffnen? Ist ein Update der App erforderlich? Oder müssen bestimmte Ausgaben erneut heruntergeladen werden?

Diese Fragen sollten vor dem Start der neuen Plattform geklärt und die entsprechenden Abläufe getestet werden.

Falls Ihre Leser selbst etwas unternehmen müssen, informieren Sie sie rechtzeitig und stellen Sie verständliche Anleitungen bereit.

Machen Sie Ihr Archiv fit für die Zukunft

Bei einem Archivumzug geht es um mehr als die Übertragung älterer Ausgaben auf eine neue Plattform. Für Verlage ist dies auch eine gute Gelegenheit, sich mit der zukünftigen Nutzung ihrer journalistischen Inhalte zu beschäftigen.

Neben vollständigen Zeitungsausgaben kann es sinnvoll sein, auch einzelne Artikel mit ihren Texten, Bildern, Bildunterschriften, Erscheinungsdaten und Verweisen auf die Originalseiten zu erhalten.

Werden diese Inhalte entsprechend aufbereitet und strukturiert, lassen sich ältere Artikel leichter finden und für neue Zwecke nutzen.

Langfristig entstehen dadurch interessante Möglichkeiten: von KI-gestützter Recherche in historischen Beständen über thematische Artikelsammlungen bis hin zu neuen digitalen Angeboten für die Leserschaft.

Diese Fragen sollten Sie vor der Archivmigration mit Ihrem Anbieter besprechen:

• Lassen sich neben vollständigen Ausgaben auch einzelne Artikel gezielt durchsuchen?

• Können Artikeltexte, Bilder, Erscheinungsdaten und Quellenangaben gemeinsam erhalten bleiben?

• Wer entscheidet darüber, wer auf die Inhalte zugreifen darf und wie sie künftig verwendet werden können?

• Bietet die Lösung die Voraussetzungen, um auf Grundlage des Archivs neue redaktionelle Angebote oder zusätzliche Erlösquellen zu entwickeln?

Prenly bietet durchsuchbare Archive und unterstützt Zeitungs- und Zeitschriftenverlage dabei, ältere Ausgaben zu importieren und zu indexieren.

Wenn Sie darüber hinaus erfahren möchten, welche Möglichkeiten Ihre historischen Inhalte bieten, sprechen Sie mit unserem Team. Gemeinsam können wir Ihre Anforderungen und die technischen Voraussetzungen besprechen.

Prüfen Sie das Archiv aus Sicht Ihrer Leser

Nach dem Import sollten Sie sorgfältig kontrollieren, ob alle vereinbarten Inhalte vollständig und korrekt verfügbar sind.

Vergleichen Sie zunächst die Liste der bereitgestellten Ausgaben mit den tatsächlich importierten Beständen. Sind alle Zeitungen vorhanden oder fehlen einzelne Nummern?

Testen Sie anschließend, wie das Archiv aus Sicht Ihrer Leser funktioniert.

Suchen Sie nach älteren Ausgaben aus unterschiedlichen Jahren, öffnen Sie Regionalausgaben und überprüfen Sie, ob Beilagen und Sonderausgaben an der richtigen Stelle erscheinen.

Nutzen Sie außerdem verschiedene Testkonten, um sicherzustellen, dass Abonnenten nur auf die Inhalte zugreifen können, für die sie berechtigt sind.

Treten Fehler auf, sollten diese möglichst genau dokumentiert werden. Halten Sie beispielsweise fehlende Ausgaben, falsche Titel oder Erscheinungsdaten und Probleme mit den Zugriffsrechten getrennt fest. Bestimmen Sie für jeden Punkt eine verantwortliche Person und einen Termin für die erneute Prüfung.

Klären Sie auch, ob das gesamte Archiv bereits zum Start der neuen Plattform verfügbar sein muss oder ob ältere Bestände schrittweise übertragen und freigegeben werden können.

Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt bereitstehen sollen.

Denken Sie außerdem daran, dass die Archivmigration nur ein Teil des gesamten Plattformwechsels ist. Auch die laufende Produktion und Veröffentlichung neuer Ausgaben muss getestet werden, damit die nächste Zeitung wie geplant erscheinen kann.

Sie planen den Wechsel zu einer neuen E-Paper-Plattform?

Bringen Sie gerne einige Beispielausgaben aus Ihrem bestehenden Archiv sowie Informationen zu Ihren Abonnement- und Zugriffsregeln zu einem Gespräch mit Prenly mit.

So können wir gemeinsam klären, welche Anforderungen Ihr Verlag hat, welche Voraussetzungen für die Migration erfüllt sein müssen und wie sich der Wechsel möglichst reibungslos gestalten lässt.