Richtlinien zum Hochladen von PDF-Dateien

Erstellt: 15.07.2026

Dieses Dokument beschreibt die empfohlenen Spezifikationen für PDF-Dateien, die in das Webarch-System hochgeladen werden. Die Einhaltung dieser Richtlinien gewährleistet eine optimale Darstellung, Textextraktion, Archivierungskompatibilität und das bestmögliche Leseerlebnis.

1. Empfohlener PDF-Standard

Wir empfehlen dringend, Dateien in einem der folgenden Formate zu exportieren.

Bevorzugte Formate

• PDF/A-2B

• PDF/A-2U

Diese Formate gewährleisten, dass alle erforderlichen Ressourcen in das Dokument eingebettet sind und die Datei für die Langzeitarchivierung und -verarbeitung kompatibel bleibt.

Alternativ unterstützte Formate

• PDF/A-1B

• PDF/X-3

Empfehlung: Verwenden Sie nach Möglichkeit PDF/A-2B oder PDF/A-2U.

2. PDF-Version

Empfohlene PDF-Version:

• PDF 1.7

Diese Version bietet vollständige Kompatibilität mit modernen PDF-Verarbeitungsengines und gewährleistet die korrekte Verarbeitung von:

• Transparenz

• Schriftarten

• Metadaten

3. Archivierungsformat (PDF/A)

Dateien sollten vorzugsweise im PDF/A-Archivierungsformat exportiert werden.

Vorteile von PDF/A

• Alle Schriftarten sind eingebettet

• Farbprofile sind enthalten

• Keine externen Abhängigkeiten

• Systemübergreifend einheitliche Darstellung

• Langzeitarchivierung

Die Verwendung von PDF/A verbessert die Stabilität der Textextraktion und der Seitenwiedergabe durch Webarch erheblich.

4. Anforderungen an Schriftarten

Alle Schriftarten müssen in die PDF-Datei eingebettet sein.

Außerdem:

• Schriftarten sollten korrekte Unicode-Zuordnungen enthalten.

• Vermeiden Sie Teilschriftsätze mit falscher Zeichenkodierung.

• Falsche Schriftartzuordnungen können die korrekte Textextraktion verhindern.

• Wenn Schriftarten falsch zugeordnet sind, ist möglicherweise eine OCR erforderlich, um Text zu extrahieren.

5. Komprimierung und Optimierung

Vermeiden Sie das Hochladen stark optimierter oder vorkomprimierter PDF-Dateien.

Überoptimierte PDF-Dateien können zu Darstellungsproblemen führen und die Verarbeitungsqualität beeinträchtigen.

Häufige Probleme durch übermäßige Komprimierung

• Sichtbare Linien zwischen Bildern oder Seitenelementen

• Darstellungsartefakte bei Farbverläufen oder transparenten Objekten

• Verminderte Bildqualität

• Beschädigte Ebenen oder abgeflachte Inhalte

Beispielsweise können Browser wie Google Chrome beim Rendern stark komprimierter PDF-Dateien sichtbare Linien um Bilder herum anzeigen.

Empfehlung: Optimieren Sie die PDF-Datei nicht für die Webdarstellung, bevor Sie sie bei Webarch hochladen.

6. Bildqualität

Empfohlene Einstellungen:

• Verwenden Sie nach Möglichkeit Bilder in Druckqualität.

• Vermeiden Sie unnötige Verkleinerungen.

• Vermeiden Sie eine zu starke Bildkomprimierung.

• Druckfertige PDFs sind in der Regel ideal für Webarch.

In den meisten Fällen eignet sich dieselbe PDF-Datei, die für den professionellen Druck verwendet wird, auch für die Einbindung in Webarch.

7. Bewährte Verfahren

Für eine möglichst zuverlässige Verarbeitung:

• Exportieren Sie direkt aus der ursprünglichen Layout-Software (z. B. Adobe InDesign).

• Verwenden Sie ein Standard-PDF/A-Exportprofil.

• Vermeiden Sie manuelle Nachbearbeitung oder PDF-Optimierungstools von Drittanbietern.

• Stellen Sie sicher, dass Schriftarten und ICC-Farbprofile eingebettet sind.

• Überprüfen Sie die PDF-Datei mit einem PDF/A-Validator, sofern verfügbar.

8. Zusammenfassung der empfohlenen Einstellungen

Empfohlener Arbeitsablauf

1. Erstellen Sie die PDF-Datei direkt aus der ursprünglichen Layout-Anwendung.

2. Exportieren Sie die Datei im Format PDF/A-2B oder PDF/A-2U.

3. Stellen Sie sicher, dass die Schriftarten eingebettet sind.

4. Vermeiden Sie zusätzliche Optimierungen oder Komprimierungen.

5. Laden Sie die ursprüngliche PDF-Datei in Druckqualität auf Webarch hoch.